「なんで名刺をそんなに丁寧に扱うの？」「会議で自分の率直な意見を言ったら、なぜか場の空気が凍った…」日本のビジネスシーンでは、外国人にとって不思議に感じるルールが数多く存在します。私自身、外国人にビジネスマナーを教える中で、こうした疑問や戸惑いに数えきれないほど触れてきました。現役の日本語講師として、ビジネスシーンでの日本語やビジネスマナーを指導している私が、今回の記事をお届けします。この記事では、外国人が特に困惑しやすい日本のビジネスマナーをわかりやすく解説し、スムーズに適応するためのヒントをお伝えします。
１．名刺交換の作法
日本では、名刺交換は単なる形式ではなく、相手との関係性を築く重要な儀式とされています。私が教えた外国人の中には、名刺を片手で受け取ったり、すぐにしまったりする人が多く、注意を促すことがよくあります。外国人がよく戸惑うポイントとして、以下の点が挙げられます。
- 両手で名刺を渡す・受け取る
- 名刺を受け取ったらすぐにしまわず、しばらく手元（テーブルの上）に置く
- 相手の名刺を汚したり折り曲げたりしないように注意している
日本では名刺はその人の「顔」とも言えるため、適切な扱いが求められます。一方で、外国では、名刺は単なる連絡先の交換ツールと考えられていることが多く、日本人と同じように丁寧に扱わないこともあります。そのため、受け入れ側の日本企業は文化の違いがあることを事前に知っておくことが重要です。
２．会議での発言
日本の会議では、「空気を読む」ことが重要視されます。私が指導する中で、「なぜ自分の意見をはっきり言ってはいけないのか？」と疑問を持つ外国人が多いことに気付きました。彼らがよく困惑するのは、以下のような点です。
- 発言のタイミングを見極めるのが難しい
- 意見を主張しすぎると浮いてしまうことがある
- 結論よりもプロセスを重視する傾向がある
特に欧米では、積極的に意見を述べることが評価される文化がありますが、日本では調和を重んじるため、発言の仕方にお互い違和感を感じることがあります。
３．暗黙のルールが多い
日本のビジネスマナーには、明文化されていない「暗黙のルール」が多く存在します。例えば、
- 定時退社がしづらい雰囲気
- 上司が帰るまで帰らない慣習
- 座席のマナー（上座・下座の意識）
これらのルールは、今日の日本の企業の中でも変わりつつありますが、一昔前では当たり前とされていた文化で、外国人にとっては非常に理解しづらいものです。私が指導した外国人の中には、「これらのルールが非効率に感じる」「生きづらさを感じる」と話す人もいました。
結論：文化の違いを理解し、円滑にビジネスを進めるための対策
日本のビジネスマナーは、外国人にとって時に厳しく感じられることもあります。しかし、その背景には、日本特有の「相手を尊重する文化」が根付いています。私の指導経験からも、これらのマナーを学ぶことで、よりスムーズなコミュニケーションが可能になると実感しています。
対策としては、以下のような方法が有効です。
- 事前に日本のビジネスマナーを学んでおいてもらう（講師を招いて研修したり、オンライン講座を活用したりする）
- お互いの文化を理解し、柔軟に対応する姿勢を持つ
- 必要に応じて、お互いのビジネスマナーを共有し、適切な対応を模索する
異文化間のビジネスにおいて、円滑な協力関係を築くためには、双方が歩み寄り、共通の理解を深めることが不可欠だと感じています。
まとめ
日本のビジネスマナーは、外国人にとって戸惑うことが多いですが、その背景を理解し、適応することで円滑なビジネスが可能になります。私が指導した外国人の多くも、初めは戸惑っていましたが、少しずつ慣れることでスムーズに仕事ができるようになっています。
また、お互いのビジネスチャンスを最大限に活かすためには、単にルールを守るだけでなく、お互いの価値観や考え方を理解することが大切です。
株式会社TCJグローバルでは、即戦力となる外国人材の育成に力を入れています。
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著者紹介：平良 園佳（日本語教師）
日本で活躍する外国人向けに、初級からビジネス日本語まで対応したレッスンを通じて、実践的な日本語スキル習得をサポートしている
